6 Skutecznych Technik Zarządzania Sobą w Czasie
Jakie są skuteczne techniki zarządzania czasem? Dzisiaj powiem o sześciu skutecznych technikach zarządzania sobą w czasie, które znalazłam na innym fajnym blogu hrs.com.
Autor już właśnie w tytule wyjaśnił, że nie chodzi o zarządzanie czasem, tylko zarządzanie SOBĄ w czasie. Nie da się zarządzać w czas czasem, bo on i tak płynie i nie mamy wpływu na jego upływ. Jednak mamy wpływ na to, co my zrobimy w danym czasie. Czyli musimy wziąć odpowiedzialność za własną efektywność. To jest najważniejsze, żeby opanować priorytety, rozpraszacze, prokrastynację i wydajność. Na hrs.com jest taka infografika, gdzie są przedstawione właśnie techniki, aby to wszystko ogarnąć. Jest ich 6 i już mówię po kolei, jakie one są.
Proces, w którym możesz wykorzystać skuteczne techniki zarządzania czasem
Ogólnie jeszcze o procesie zarządzania sobą w czasie. Na ten proces składa się:
- wyznaczanie celów;
- planowanie;
- decyzja;
- realizacja;
- monitoring.
Wyznaczanie celów to wiadomo, czym jest. Później robimy planowanie na podstawie wyznaczonych celów, stosując skuteczne techniki zarządzania czasem. Co do decyzji, to nie wiem, co autor miał na myśli, ale może decyzję można podjąć po prostu jak to jakie później realizować i monitorować. Realizacja jest oczywista, a monitoring robimy, żeby sprawdzić, czy dobrze wykonujemy plan, czy trzeba coś zmienić.
Technika Pomodoro
Pierwsza technika to Technika Pomodoro. Polega ona na tym, że 25 minut pracujesz, a 5 minut robisz przerwy. Te liczby są elastyczne. Możesz sobie ustawić to trochę inaczej, według własnego uznania. Podobno najbardziej efektywnie to działa, kiedy pracujesz 25 minut i masz 5 minut przerwy. Taki cykl powtarza 4 razy, czyli łącznie pracujesz dwie godziny z takim małymi przerwami. Następnie później robisz sobie jeszcze dodatkowe 20-30 minut przerwy.
Taki system pracy daje Ci koncentrację, motywację i wydajność oraz eliminuje rozpraszacze. Masz ten budzik nastawiony, taki pomidorek. Właśnie nazwa pochodzi od tego, że sobie takie pomidorka nastawiasz, czyli minutnik. Jak sobie nastawisz ten budzik/minutnik, to wiesz, że on tutaj Ci tyka i Ty masz teraz robić. Czyli jak masz jakieś powiadomienia z różnych aplikacji, żeby tam wejść, to wiadomo, że to odrzucasz, bo ty tutaj masz czas pracy, który Ci tyka. Tyka Ci, jak taka bomba, która motywuje i eliminuje rozpraszacze. To jest dobre.
Macierz Eisenhowera
Druga rzecz to macierz Eisenhowera, która jest stara jak świat. Dzielisz wszystko na ważne i nieważne, pilne i niepilne. Wychodzą Ci z tego podziału 4 ćwiartki. Twój dzielisz na rzeczy ważne i pilne i te najczęściej robisz. Ludzie najczęściej robią też nieważne, ale pilne. Generalnie robi się też niepilne i nieważne, bo są one po prostu przyjemne. Na końcu zostają te ważne, które są długoterminowe. Na przykład ćwiczenia, jeśli dbasz o sylwetkę i powinieneś mieć je rozpisane na ileś lat albo nawet na całe życie. Najczęściej ludzie takie rzeczy odkładają, czyli to ważne i niepilne zostaje gdzieś w tyle.
Tutaj właśnie trzeba by było to uporządkować inaczej i w tej metodzie jest powiedziane, że najwięcej czasu powinieneś spędzać właśnie w tych ćwiartkach ważnych. Ważne i pilne robisz od razu. Pilne i nieważne delegujesz komuś, bo jeżeli to nie jest takie ważne, to ktoś to może zrobić dla ciebie.
Nieważne i niepilne – w ogóle tego nie robisz. Czyli rozpraszacze i zjadacze czasu eliminujesz.
Najważniejsze to ważne i niepilne. Żeby to realizować, wpisujesz sobie w plan i masz pełną kontrolę. Robisz to, bo masz zaplanowane i wtedy wszystko układa się pięknie z perspektywy długoterminowej.
Getting Things Done (GTD)
Trzecia rzecz to bardzo popularny „getting things done” czyli GTD. Ta technika jest chyba najczęściej polecana, jeżeli chodzi o skuteczne techniki zarządzania czasem:
- gromadzenie informacji, gromadzenie rzeczy do zrobienia;
- analiza,
- porządkowanie;
- przeglądanie;
- realizacja.
Gromadzenie to tak naprawdę wrzucenie wszystkego z umysłu. Zapisanie tego, co masz do zrobienia. Możesz być zaskoczony, ile tego jest. Ja mam około 80 teraz na tej liście, chociaż pewnie sobie część odpuszczę. To też jest dobry pomysł, żeby część odpuścić. Na początku może być ich nawet 300, a później ta lista maleje w zależności od okoliczności.
Kiedy już spiszesz wszystko, to później analizujesz. Analiza polega na tym, że decydujesz, co z tej listy robisz, a czego nie robisz. Jeżeli coś zajmie Ci dwie minuty, to to robisz od razu, a reszty nie robisz, tylko właśnie porządkujesz. Porządek robisz tak, że wpisujesz sobie na przykład do planu, albo jak czegoś nie robisz to wyrzucać to do kosza, czyli w ogóle eliminujesz. Możesz część rzeczy wpisać do planu na później. Na zasadzie, że kiedyś to zrobisz albo po prostu zachowujesz do archiwum. Czasem to są po prostu notatki i masz takie archiwum rzeczy, które warto pamiętać, ale nie są to zadania do wykonania, tylko informacje.
Dodatkowo porządkowanie polega na tym, że to, co masz do zrobienia kiedyś, to sobie dzielisz na kategorie. Sprawi to, że będzie Ci wygodnie coś zrobić po drodze, przy okazji. Na przykład jak masz tryb głośnomówiący i prowadzisz samochód, to tak możesz gdzieś po drodze zadzwonić. I ja kiedyś, jak pracowałam i miałam dużo telefonów do wykonania i jednocześnie dużo jeżdżenia, to zawsze robiłam to razem. Jak miałam dziś zadzwonić, to nie robiłam tego w trakcie siedzenia w domu, bo wtedy robiłam inne rzeczy, a dzwoniłam tylko w trakcie jazdy. To było najlepsze połączenie dla mnie, bo wszystko można było załatwić po drodze.
Skuteczne techniki zarządzania czasem GTD c.d.
Takie właśnie kategorie do zrobienia rzeczy po drodze możesz sobie zagospodarować w swojej liście rzeczy do zrobienia. Inny przykład: jeżeli idziesz gdzieś, masz umówioną wizytę u fryzjera, a tam i tak jest kolejka i musisz czekać, to w tym momencie nie tracisz tego czasu, tylko masz zapisane w takiej kategorii, że jak gdzieś czekasz, jak gdzieś stoisz w kolejce, to że możesz coś zrobić.
Mogą to być zadania typu: przejrzeć jakieś notatki, nauczyć coś czegoś, coś przeczytać. Jak masz gotową listę rzeczy/zadań na takie okazje, to wtedy jak czekasz w kolejce czy czekasz w jakiejś poczekalni, to w tym momencie wyciągasz sobie to, bo to już masz zaplanowane wcześniej. Można powiedzieć, że masz kategorię na każdą okazję.
Podobnie masz np. z zakupami. Jeśli masz coś kupić, to też zapisujesz ciągiem na swojej liście rzeczy do zrobienia. A porządkując kategorie, wszelkie zakupy wpisujesz w tę jedną kategorię. Nie musisz specjalnie po coś jechać i kupić, tylko po prostu wszystkie zakupy razem są na liście i jak jedziesz do sklepu, to możesz to załatwić wszystko po drodze.
Po uporządkowaniu swoich wszystkich spraw jest czas na realizację. Wiadomo, że jak masz zapisane, przeanalizowane, uporządkowane, to realizujesz.
Plusem jest to, że masz kontrolę, bo masz wszystko zapisane i o niczym nie musisz pamiętać. Masz po prostu taki wolny umysł od wszystkich spraw. Musisz tylko pamiętać o realizacji, czyli warto z tymi listami/kategoriami na bieżąco pracować.
Na tym blogu hrs kategorie są pokazane jako duże projekty, które masz rozplanować, a później je realizować.
To była trzecia technika. Napisz przy okazji w komentarzu, jaką Ty masz technikę, którą najczęściej stosujesz.
Diagram Gantta
Diagram Gantta to było do mnie coś nowego, bo ja tego nie znałam. Znałam coś podobnego, łańcuch krytyczny. To dotyczy dużych projektów, takich jak ja np. miałam: napisanie książki. Jak masz coś dużego do zrobienia, to dzielisz to na mniejsze zadania i wpisujesz to sobie taki diagram, który wygląda jak kalendarz.
Są tam tygodnie i jest lista Twoich zadań. Rysujesz w nim sobie linie, które oznaczają ile Ci zajmie poszczególne zdanie. Kiedy rozpisujesz projekt, dzielisz na mniejsze zadania i jeszcze ważne jest, żebyś oszacował mniej więcej ile tobie zajmie każde zadanie. Czasami jest tak, że nie wiesz, ile Ci zajmie czasu jakieś zadanie. Wtedy w trakcie robienia możesz to oszacować. Jak robisz coś i monitorujesz, to zapisujesz, że zaczynasz teraz i zapisujesz, kiedy kończysz. Potem widzisz, że na przykład część zadania zrobiłeś, to była jedna piąta zadania i zajęło Ci to 2 dni. To znaczy, że jeszcze 8 dni Ci zajmie, żeby to zadanie skończyć. Jeśli w taki sposób oszacujesz czas, to możesz to w terminarz wpisać.
Ważne jest także, żeby ustalić kolejność robienia tych zadań, czyli do kiedy masz co zrobić. Dodatkowo ustalasz tam kamienie milowe, jak już jakąś część projektu masz zrobioną, np. jedną trzecią, to masz zaliczony punkt postępu. Możesz sobie za to dać nagrodę, tak jak Mirek Burnejko poleca, by zrobić sobie trzy poziomy. I za każdy poziom masz coraz większą nagrodę, Tak samo w diagramie Gantta są kamienie milowe, ale nie mowy tutaj o nagrodach, ale chociaż widzisz, że masz postęp.
Skuteczne techniki zarządzania czasem c.d.
Tutaj plusem jest taka przewidywalność, że ty dokładnie wiesz, kiedy skończysz daną rzecz. Kiedy Cię ktoś pyta, kiedy skończysz projekt, to nie kreujesz jakiejś daty, a później starasz się w niej zmieścić, tylko naprawdę wiesz, kiedy skończysz. Masz to tak uporządkowane w diagramie Gantta, że raczej w ustalonej dacie się zmieścisz.
Łańcuch krytyczny można do tego też wykorzystać, żeby sobie do każdego zadania ustalić termin, w którym powinieneś coś skończyć. Są tam tzw. widełki, że jeżeli się coś nawet przeciągnie, to ustalasz wcześniej, o ile maksymalnie może się to przeciągnąć. Zaznaczasz to kolorami. Kiedy wejdziesz na kolor czerwony, to znaczy, że już musisz po prostu pędzić, bo czas zapasowy się kończy. A jak jest zielona linia dzisiaj, to jeszcze robisz sobie na spokojnie.
Zasada Pareta Zasada Pareto Zasada 20/80
Piąta metoda, piąta technika to zasada, która na hrs została nazwana zasadą Pareta, chociaż niektórzy nazywają ją zasada Pareta, a także zasada 20/80. Kiedy patrzysz na swoje działania, to określasz, które obowiązki bezpośrednio generują największe zyski albo dają najlepszy efekt tego, co chcesz osiągnąć.
Przeważnie jest tak, że 20% wysiłków robi na 80% zamierzonej pracy, więc w pierwszej kolejności można zrobić te 20%, a później możesz sobie zrobić resztę, ale je pozostawić niezrobionymi. Najlepiej skupić się na tych 20%, to będą najważniejsze rzeczy, a masz praktycznie 80% efektów załatwione.
Na podstawie tej zasady powstała zasada 96, która mówi, że jeśli skupisz się na najważniejszych zadaniach, to czasami możesz w 96 minut wykonać swoją pracę, którą normalnie robisz w 8 godzin. Po prostu odpuszczasz te rzeczy, które już już nie dadzą Ci dużego zysku.
Metoda ABC
Ostatnia opisana na hrs technika to metoda ABC. Pamiętam, że stosowałam ją około 3 lata temu. Kiedy miałam swój plan dnia, to zaznaczyłam sobie wtedy, co jest najważniejsze literą „A”, później takie mniej ważne rzeczy literą „B” i „C” i nawet kwalifikowałam sobie czynności do poziomu „E”. Tutaj jest tylko powiedziane o ABC, czyli kategoria „A” to jest to, co MUSISZ zrobić. „B” to to, co POWINIENEŚ zrobić. Z Kolei „C” zawiera to, co MOŻESZ zrobić, jak już zrobisz „A” i „B”.
W tej metodzie jest świetna zaleta, że masz motywację do wykonania najważniejszych zadań. Eliminuje się rozpraszacze, dlatego że jak wstajesz rano i cokolwiek masz zrobić, to jeżeli idziesz do rozpraszaczy, a wiesz, że masz zadania typu „A”, to wiadomo, że masz robić „A”.
Chodzi o to, że Ty sobie zrobisz to, co chcesz, co Ci się samo narzuca, ale wiesz, że masz te zadania „A” zrobić. To a Cię po prostu woła i masz po prostu nadany kierunek, a tym samym motywację, żeby zrobić „A” teraz, a nie później.
Podsumowanie – Skuteczne Techniki Zarządzania Czasem
Jest te 6 technik i na hrs.com masz infografikę, gdzie te 6 technik jest bardzo fajnie rozplanowane. Najbardziej popularne skuteczne techniki zarządzania czasem. Wizualnie dobrze to wygląda i bardzo prosto jest to przejrzeć. Nie tak, jak zwykle na blogu się pisze ciągiem. Tam to od razu widzisz. Widzisz te techniki, cały ich obraz od razu. Bardzo fajnie się to czyta i ogląda.
Jeśli dotarłeś do końca tak długiego artykułu, to proszę Cię o pozostawienie śladu po sobie w postaci komentarza na temat tego, jakie Ty stosujesz techniki u siebie, żeby panować nad sobą w swoim czasie. Dziękuję.
Artykuł został napisany na podstawie podwójnego Live https://www.youtube.com/watch?v=64A0UCZw9sg
Zobacz też 10 Skutecznych Sposobów Na Planowanie